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Confidentialité

NOTRE ENGAGEMENT

Canadian Shield Health Care Services reconnaît l’importance de respecter et de protéger les renseignements personnels de toutes les personnes liées à l’organisation. Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels (RP) et les renseignements personnels sur la santé (RPS) grâce à :

  • la formation initiale et continue;
  • la surveillance et le maintien de mesures de protection;
  • des vérifications régulières.

Notre stratégie de protection de la vie privée est encadrée par :

  • la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques);
  • la LPRPS (Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé);
  • l’ensemble des normes fédérales, provinciales et professionnelles.

Canadian Shield Health Care Services fera tout en son pouvoir pour respecter le droit à la vie privée des clients, des employés et des parties prenantes, ainsi que la confidentialité de l’information exclusive.

RESPONSABILITÉS

  • Tous les employés sont responsables de la confidentialité des renseignements personnels et des renseignements sur la santé.
  • Le responsable de la protection de la vie privée veille au respect des exigences légales et des pratiques en matière de vie privée.
  • Les obligations de confidentialité se poursuivent après la fin de l’emploi.
  • Tous les employés doivent signer une entente de confidentialité à l’embauche et la revoir chaque année.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements sont recueillis conformément à la LPRPS, à la LPRPDE et aux autres lois applicables.

  • Pour les clients : seuls les renseignements minimaux nécessaires à des soins sécuritaires et compétents sont recueillis.
  • Pour les employés : seuls les renseignements minimaux nécessaires à l’administration des ressources humaines sont recueillis.

CONSENTEMENTS

  • Le consentement est requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels et de renseignements sur la santé.
  • Le consentement peut être verbal, écrit ou donné au moyen des formulaires prévus.
  • Le consentement peut être retiré en tout temps, moyennant un préavis raisonnable.
  • Le consentement d’un tuteur légal est requis pour les mineurs ou les personnes incapables de le donner elles-mêmes.
  • Dans certains cas (juridiques, médicaux, de sécurité), le consentement n’est pas requis.
  • Un nouveau consentement est nécessaire si les renseignements sont utilisés à de nouvelles fins.
  • Le consentement est requis pour communiquer des renseignements en dehors du cercle de soins.

La division Santé mentale et mieux-être respecte les limites légales de la confidentialité, qui sont revues à chaque contact.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Tous les renseignements personnels sont conservés, sur support papier et numérique, conformément à la LPRPDE (2000) et à la LPRPS (2004).

MESURES DE PROTECTION

Des mesures de sécurité protègent contre l’accès, la communication, la perte ou le vol non autorisés.

a) Mesures de protection physiques

Rangement physique sécurisé dans des zones surveillées.

b) Mesures de protection administratives

Des politiques, des procédures et de la formation limitent l’accès au seul personnel autorisé.

c) Mesures de protection techniques

  • Réseaux sécurisés
  • Mots de passe robustes
  • Chiffrement
  • Pare-feu et antivirus
  • Gestion confiée à un fournisseur de services informatiques externe

d) Formation

  • Formation à l’accueil
  • Formation annuelle de rappel sur la protection de la vie privée

e) Vérifications

  • Surveillance et archivage réguliers
  • Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) annuelle

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

  • Clients : les renseignements servent uniquement à offrir des soins sécuritaires et compétents.
  • Employés : les renseignements servent uniquement à l’administration de la relation d’emploi.

ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

  • Clients : les renseignements ne sont accessibles qu’aux personnes qui participent aux soins.
  • Employés : les renseignements ne sont accessibles qu’aux ressources humaines et aux gestionnaires concernés.

Remarque : dans de rares cas, la loi peut exiger la communication de renseignements (p. ex. une assignation à comparaître).

DEMANDE D’ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

  • Toute demande d’un tiers (avocats, police, etc.) doit être présentée par écrit et accompagnée d’un consentement signé.
  • Les Services de soutien à domicile et en milieu communautaire, le RLISS ou Santé Ontario doivent être avisés des demandes visant des clients qu’ils ont orientés.

Les employés peuvent :

  • présenter une demande écrite pour consulter leur dossier d’emploi;
  • présenter des avis de correction;
  • donner une autorisation écrite de communication à des tiers.

Tous ces documents sont consignés et classés en conséquence.

Exceptions possibles au droit d’accès :

  • restrictions juridiques ou de sécurité;
  • coûts excessifs;
  • autres exemptions prévues par la loi.

QUESTIONS OU PRÉOCCUPATIONS

Toute question, préoccupation ou plainte concernant les pratiques de Canadian Shield Health Care Services en matière de gestion de l’information doit être adressée à notre bureau principal au 705-618-7233. Si vos questions, préoccupations ou plaintes ne peuvent être réglées à votre satisfaction, ou si vous souhaitez plus d’information, vous pouvez joindre directement notre responsable de la protection de la vie privée par courriel à privacy@canadianshieldhealth.com.

Bien que Canadian Shield Health Care Services apprécie l’occasion de répondre à vos questions, préoccupations ou plaintes, vous avez le droit de communiquer avec le bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de votre province, au besoin.